FA(3) required fields
FA(3) is the XML structure of invoices in KSeF, Poland's national e-invoicing system. Its schema marks 30 elements as always required: they, and every element above them, have no minOccurs="0" and sit in no choice. Everything else is optional or depends on the kind of invoice.
| Element | In English | Official description (Polish) |
|---|---|---|
| Naglowek | Header | Nagłówek |
| Naglowek/ | Form code: the text FA with attributes kodSystemowy "FA (3)" and wersjaSchemy "1-0E" | (none in the schema) |
| Naglowek/ | Form variant: 3 | (none in the schema) |
| Naglowek/ | Date and time the invoice file was created | Data i czas wytworzenia faktury |
| Podmiot1 | Seller | Dane podatnika. Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy towarów lub usług |
| Podmiot1/ | Seller identification | Dane identyfikujące podatnika |
| Podmiot1/ | Seller's NIP (Polish tax identification number) | Identyfikator podatkowy NIP |
| Podmiot1/ | Seller's name | Imię i nazwisko lub nazwa |
| Podmiot1/ | Seller's address | Adres podatnika |
| Podmiot1/ | Country code of the seller's address | Kod Kraju [Country Code] |
| Podmiot1/ | Seller's address, line 1 | Adres [Address] |
| Podmiot2 | Buyer | Dane nabywcy |
| Podmiot2/ | Buyer identification: one of NIP, EU VAT number, other identifier, or the "no identifier" marker | Dane identyfikujące nabywcę |
| Podmiot2/ | Marker: the invoice concerns a subordinate unit of a local government unit (1 = yes, 2 = no) | Znacznik jednostki podrzędnej JST. Wartość "1" oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku, aby udostępnić fakturę jednostce podrzędnej JST, należy wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności […] |
| Podmiot2/ | Marker: the invoice concerns a member of a VAT group (1 = yes, 2 = no) | Znacznik członka grupy VAT. Wartość "1" oznacza, że faktura dotyczy członka grupy VAT. W takim przypadku, aby udostępnić fakturę członkowi grupy VAT, należy wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP lub ID-Wew […] |
| Fa | Invoice body | Na podstawie art. 106a - 106q ustawy. Pola dotyczące wartości sprzedaży i podatku wypełnia się w walucie, w której wystawiono fakturę, z wyjątkiem pól dotyczących podatku przeliczonego zgodnie z przepisami działu VI w […] |
| Fa/ | Currency code (ISO 4217) | Kod waluty (ISO 4217) |
| Fa/ | Issue date | Data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy |
| Fa/ | Invoice number given by the seller | Kolejny numer faktury, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę |
| Fa/ | Total amount due | Kwota należności ogółem. W przypadku faktur zaliczkowych - kwota zapłaty dokumentowana fakturą. W przypadku faktur, o których mowa w art. 106f ust. 3 ustawy - kwota pozostała do zapłaty. W przypadku faktur korygujących - […] |
| Fa/ | Annotations block | Inne adnotacje na fakturze |
| Fa/ | Cash accounting method (1 = yes, 2 = no) | W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy - wyrazy "metoda kasowa"; należy podać wartość "1", w […] |
| Fa/ | Self-billing (1 = yes, 2 = no) | W przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy - wyraz "samofakturowanie"; należy podać wartość "1", w przeciwnym przypadku - wartość "2" |
| Fa/ | Reverse charge (1 = yes, 2 = no) | W przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie"; […] |
| Fa/ | Split payment mechanism (1 = yes, 2 = no) | W przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których […] |
| Fa/ | Exemption block: either P_19 with its legal basis, or P_19N | (none in the schema) |
| Fa/ | New means of transport block: either P_22 with details, or P_22N | (none in the schema) |
| Fa/ | Simplified triangular transaction (1 = yes, 2 = no) | W przypadku faktur wystawianych w procedurze uproszczonej przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c oraz ust. 2 ustawy, zawierającej adnotację, o której mowa w art. 136 ust. […] |
| Fa/ | Margin scheme block: either P_PMarzy with its kind, or P_PMarzyN | (none in the schema) |
| Fa/ | Invoice type (VAT, KOR, ZAL, ROZ, UPR, KOR_ZAL, KOR_ROZ) | Rodzaj faktury |
The list is produced from the schema file itself. It says what the schema requires, which is less than what the VAT Act requires of a given invoice: a correcting invoice, for example, needs the data of the invoice it corrects, which the schema lists as optional. Long descriptions are cut where marked […].
Have a ZIP of KSeF XML invoices?
Turn it into an Excel workbook and PDFs. Free up to 5 files, nothing uploaded.
Questions
Is the buyer's NIP mandatory in FA(3)?
Not as such. The buyer identification block is mandatory, and it must hold one of four things: a NIP, an EU VAT number, another identifier, or the marker that the buyer has no identifier.
Are invoice lines (FaWiersz) mandatory?
The schema marks FaWiersz as optional. Whether a particular kind of invoice needs lines is a question of the VAT rules, not of the schema.
Why is there no net total or VAT total in this list?
FA(3) has no single net or VAT total. The P_13 and P_14 fields are split by VAT category and each group is optional; only the total amount due, P_15, is always required. See the VAT summary fields.
Source: schemat_FA(3)_v1-0E.xsd (Ministry of Finance, KSeF documentation repository). Read 2026-11-10.